Nhiều bạn khởi nghiệp thuê xưởng lần đầu chỉ tính tiền cọc, tiền thuê hàng tháng, đến lúc chuẩn bị đưa máy móc vào mới tá hỏa vì sàn xưởng bụi bặm, mùi ẩm mốc nồng nặc do bỏ trống lâu ngày. Lúc đó mới cuống cuồng đi tìm dịch vụ vệ sinh, giá cả bị động vì cần gấp, ngân sách ban đầu cũng đội lên ngoài dự tính.
Những khoản chi dễ bị bỏ quên khi thuê xưởng lần đầu
Tiền cọc, điện nước, phòng cháy chữa cháy và cả chi phí vệ sinh bàn giao là những khoản chi mà người thuê xưởng lần đầu thường chỉ nhớ đến vài khoản đầu, còn vệ sinh bàn giao gần như bị bỏ quên hoàn toàn cho đến sát ngày chuyển vào hoạt động.
Vì sao xưởng cũ gần như luôn cần dọn trước khi đưa máy vào? Phần lớn xưởng cho thuê đã qua nhiều đời chủ, bỏ trống một thời gian trước khi bàn giao cho người thuê mới. Bụi công nghiệp tích tụ lâu ngày, có khi còn sót lại dầu mỡ, hóa chất từ hoạt động sản xuất cũ, nếu không xử lý sạch trước khi lắp máy mới sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và cả sức khỏe người lao động.
Rủi ro khi trả mặt bằng mà không đạt yêu cầu vệ sinh trong hợp đồng cũng là điều nhiều người mới thuê xưởng chưa để ý. Không ít hợp đồng thuê xưởng có điều khoản yêu cầu bàn giao lại mặt bằng sạch sẽ đúng chuẩn khi hết hạn thuê, nếu không đạt sẽ bị trừ vào tiền cọc hoặc phát sinh phí phạt, đây là khoản chi phí ẩn cần tính trước ngay từ lúc ký hợp đồng thuê ban đầu.
Vệ sinh nhà xưởng gồm những hạng mục nào
Sàn, tường, trần, hệ thống thông gió và khu vực kỹ thuật là những hạng mục chính trong một gói vệ sinh nhà xưởng trọn vẹn. Sàn xưởng thường cần đánh bóng, tẩy dầu mỡ bám lâu ngày; tường và trần cần quét bụi, xử lý nấm mốc nếu có; hệ thống thông gió, ống dẫn khí cũng cần được vệ sinh riêng vì đây là nơi bụi mịn tích tụ nhiều nhất mà mắt thường khó nhìn thấy.
Khác biệt giữa dọn sau xây dựng và vệ sinh định kỳ nằm ở mức độ và tần suất công việc. Dọn sau xây dựng hoặc sau khi nhận bàn giao xưởng cũ thường nặng hơn nhiều, phải xử lý bụi xi măng, rác thải thi công, dầu mỡ cũ, trong khi vệ sinh định kỳ sau này chỉ cần duy trì sạch sẽ, tần suất và cường độ công việc nhẹ hơn hẳn.
Thiết bị chuyên dụng mà nhân sự nội bộ thường không có cũng là lý do nhiều xưởng nhỏ chọn thuê dịch vụ ngoài thay vì tự làm. Máy chà sàn công nghiệp, máy hút bụi công suất lớn, hóa chất tẩy rửa chuyên dụng cho từng loại bề mặt đều là khoản đầu tư không nhỏ nếu mua riêng chỉ để dùng một lần lúc mới nhận xưởng.
Ước tính ngân sách sao cho sát thực tế
Cách đọc bảng giá theo diện tích sàn và theo tần suất giúp chủ xưởng nhỏ dự trù chi phí chính xác hơn. Phần lớn đơn vị dịch vụ tính giá theo mét vuông sàn xưởng, cộng thêm phụ phí nếu có hạng mục đặc biệt như xử lý dầu mỡ nặng hay khử mùi. Bạn có thể tham khảo báo giá vệ sinh nhà xưởng để có con số tham chiếu trước khi lên kế hoạch ngân sách chi tiết cho xưởng của mình.
Nên khoán trọn gói hay thuê theo từng buổi là câu hỏi nhiều chủ xưởng nhỏ phân vân. Với lần dọn đầu tiên khi nhận bàn giao xưởng, khoán trọn gói theo diện tích thường hợp lý hơn vì khối lượng công việc lớn, cần làm dứt điểm một lần. Còn về sau, nếu chỉ cần duy trì sạch sẽ định kỳ, thuê theo buổi hoặc theo gói tháng sẽ tiết kiệm hơn so với hợp đồng trọn gói dài hạn ngay từ đầu.
Thương lượng điều khoản vệ sinh ngay trong hợp đồng thuê giúp tránh tranh chấp phát sinh về sau. Nên ghi rõ trách nhiệm vệ sinh bàn giao ban đầu thuộc về bên cho thuê hay bên thuê, cũng như tiêu chuẩn vệ sinh khi trả mặt bằng lúc kết thúc hợp đồng, tránh tình trạng đôi bên hiểu khác nhau dẫn đến tranh cãi không đáng có.
Ngoài chi phí vệ sinh, nhiều bạn khởi nghiệp xưởng nhỏ cũng cần cân đối thêm các khoản chi cố định khác như kế toán, thuế. Tham khảo dịch vụ kế toán thuế tự làm hay thuê để có thêm góc nhìn khi lên kế hoạch tài chính tổng thể cho xưởng mới mở.
Nếu ngân sách khởi nghiệp còn eo hẹp, việc tối ưu các khoản chi phí vận hành khác như marketing, quảng bá sản phẩm cũng đáng cân nhắc song song. Tìm hiểu thêm cách cắt chi phí quảng bá để dành thêm ngân sách cho những hạng mục thiết yếu như vệ sinh, bảo trì xưởng.
Với những xưởng ở khu vực có nhu cầu vệ sinh công nghiệp cao, việc tìm hiểu kỹ khái niệm và tiêu chuẩn dịch vụ cũng giúp chọn đúng đơn vị uy tín. Xem thêm vệ sinh công nghiệp là gì để hiểu rõ hơn phạm vi công việc trước khi ký hợp đồng với bất kỳ đơn vị nào. Nếu xưởng của bạn ở khu vực Tân Bình, có thể xem chi tiết ở đây để biết thêm về dịch vụ tại khu vực này.
Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ khác, có thể tham khảo thêm để có cái nhìn tổng quan hơn trước khi quyết định lựa chọn đơn vị đồng hành cho giai đoạn khởi nghiệp.
Kết luận: tính đúng từ đầu để không vỡ kế hoạch tài chính
Bảng chi phí khởi động gợi ý cho xưởng nhỏ nên bao gồm đầy đủ cả khoản vệ sinh bàn giao, không chỉ dừng ở tiền cọc và tiền thuê hàng tháng. Thứ tự việc cần làm trong tháng đầu tiên nên bắt đầu từ khảo sát thực tế tình trạng xưởng, xin báo giá vệ sinh trước khi ký hợp đồng thuê chính thức, rồi mới lên lịch dọn dẹp và chuyển máy móc vào, tránh tình trạng bị động, phát sinh chi phí ngoài kế hoạch ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp.