Tự Làm Kế Toán Hay Thuê Dịch Vụ Là Câu Hỏi Nhiều Chủ Cửa Hàng Nhỏ Tại Hà Nội Băn Khoăn Khi Vừa Lên Công Ty Nhưng Chưa Biết Nên Quyết Định Sao Cho Phù Hợp
Mở tiệm mỹ phẩm được hai năm, chị Hạnh ở Cầu Giấy quyết định lên công ty để xuất hoá đơn cho khách sỉ, nhưng ngay tuần đầu tiên chị đã loay hoay không biết nên tự làm kế toán hay tìm dịch vụ kế toán thuế tại Hà Nội để đỡ mất thời gian. Câu chuyện của chị không hiếm. Rất nhiều chủ cửa hàng nhỏ, sau khi cân nhắc thành lập công ty tại Hà Nội để bán hàng cho khách sỉ hoặc bán B2B, đều rơi vào đúng ngã ba này: tự mày mò sổ sách hay bỏ tiền thuê người làm thay.
Vấn đề là hầu hết chủ cửa hàng không có nền tảng kế toán bài bản. Tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính, hay báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn — mỗi loại có một mẫu, một hạn nộp riêng. Chỉ cần nhầm kỳ kê khai hoặc gõ sai mã chương là bị nhắc nhở, thậm chí bị phạt, chưa kể mất công giải trình với cơ quan thuế. Bên cạnh đó, ít ai chịu ngồi so sánh kỹ giữa tự làm và thuê ngoài trước khi quyết định, phần vì bận buôn bán, phần vì không biết bắt đầu so sánh từ đâu. Đó cũng là lý do chúng tôi viết bài này — chia sẻ góc nhìn thực tế từ những gì đội ngũ từng thấy khi trò chuyện với các chủ shop mới lên công ty.
Ưu Nhược Điểm Của Việc Tự Làm Kế Toán Cho Cửa Hàng Mới Lên Công Ty
Ưu điểm lớn nhất khi tự làm kế toán là tiết kiệm được khoản chi hàng tháng. Với công ty mới thành lập, doanh thu chưa ổn định, bỏ thêm vài triệu đồng thuê dịch vụ đôi khi khiến chủ shop đắn đo. Tự làm nghĩa là chủ cửa hàng tự học phần mềm hoá đơn điện tử, tự nộp tờ khai, tự nhớ lịch nộp thuế môn bài đầu năm và các kỳ báo cáo tiếp theo.
Nhưng cái giá phải trả là thời gian. Một chủ shop từng kể với chúng tôi rằng riêng việc đọc hiểu hướng dẫn về hoá đơn điện tử đã ngốn của anh gần một tuần liền, toàn vào buổi tối, trong khi ban ngày vẫn phải đứng bán hàng. Nghiệp vụ kế toán thuế không chỉ có nộp tờ khai — còn có hạch toán chi phí, phân bổ công cụ dụng cụ, tính khấu hao tài sản cố định, theo dõi công nợ với nhà cung cấp. Càng bán nhiều mặt hàng, càng nhập xuất kho thường xuyên, sổ sách càng rối.
Rủi ro rõ nhất là sai sót. Chúng tôi từng gặp một cửa hàng thời trang ở Đống Đa tự kê khai thuế theo phương pháp không còn phù hợp sau khi doanh thu tăng, kết quả là phải điều chỉnh lại nhiều kỳ, mất thêm thời gian giải trình. Nếu bạn có thời gian trống, tính cẩn thận và không ngại đọc văn bản pháp luật, tự làm vẫn ổn cho giai đoạn đầu quy mô siêu nhỏ. Nhưng khi cửa hàng bắt đầu có nhân viên, nhập hàng đều đặn, việc quản lý chi tiêu bằng công cụ hỗ trợ cho phòng kế toán cũng chỉ giảm được phần nhập liệu, chứ không thay được kiến thức chuyên môn để đọc đúng quy định.
Ưu Nhược Điểm Của Việc Thuê Dịch Vụ Kế Toán Thuế Tại Hà Nội Cho Cửa Hàng Mới Lên Công Ty
Thuê dịch vụ kế toán thuế tại Hà Nội giải quyết đúng chỗ hổng lớn nhất của việc tự làm: chuyên môn. Một đơn vị làm nghề lâu năm nắm rõ những thay đổi trong quy định, ví dụ ngưỡng doanh thu áp dụng phương pháp tính thuế nào, hay cách hạch toán khi cửa hàng vừa bán lẻ tại chỗ vừa bán qua sàn thương mại điện tử — những điều chủ shop tự học khó theo kịp hết. Đơn vị dịch vụ sẽ rà soát từ khâu đăng ký phương pháp tính thuế, kê khai thuế môn bài, đến nộp báo cáo tài chính cuối năm, chủ cửa hàng gần như chỉ cần ký và chuyển chứng từ.
Nếu bạn đang tìm một đơn vị tư vấn kế toán thuế uy tín ở khu vực Hà Nội, chúng tôi từng tham khảo dịch vụ của Luật Tân Khang. Bạn có thể xem thông tin liên hệ và các gói dịch vụ tại đây để so sánh thêm trước khi quyết định.
Về chi phí, gói dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho cửa hàng nhỏ, ít hoá đơn phát sinh, theo tham khảo của chúng tôi thường dao động ở mức vài triệu đồng mỗi tháng tuỳ khối lượng công việc — mức này thường vẫn rẻ hơn thuê một kế toán viên toàn thời gian, vốn phải trả lương cứng, đóng bảo hiểm xã hội, và đôi khi còn phải đào tạo thêm nếu người đó chưa quen ngành bán lẻ. Nhược điểm cũng có: chủ cửa hàng phải quen với việc gửi chứng từ đúng hạn cho bên dịch vụ, và nếu chọn nhầm đơn vị làm ẩu, thiếu trách nhiệm, rủi ro vẫn có thể xảy ra dù đã trả tiền thuê ngoài.
Nhiều cửa hàng giờ kết hợp cả hai hướng: thuê dịch vụ xử lý phần pháp lý, đồng thời dùng thêm phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp gánh bớt việc lặp lại như nhập liệu hoá đơn, nhắc lịch nộp thuế, để giảm khối lượng việc thủ công hằng ngày. Để dễ hình dung hơn, chúng tôi tóm lại vài tiêu chí so sánh nhanh dưới đây.
| Tiêu chí | Tự làm kế toán | Thuê dịch vụ kế toán thuế |
|---|---|---|
| Chi phí hàng tháng | Gần như không tốn tiền, chỉ mất thời gian tự học | Khoảng vài triệu đồng, tuỳ số lượng hoá đơn phát sinh |
| Thời gian chủ shop phải bỏ ra | Vài giờ mỗi tuần, tăng vọt vào mùa quyết toán cuối năm | Gần như không mất thời gian, chỉ cần gửi chứng từ đúng hạn |
| Rủi ro sai sót, bị nhắc nhở | Cao hơn nếu thiếu kinh nghiệm đọc quy định mới | Thấp hơn nhờ người có chuyên môn rà soát trước khi nộp |
| Phù hợp với | Cửa hàng siêu nhỏ, ít hoá đơn, chủ có thời gian rảnh | Cửa hàng đã có nhân viên, nhập xuất hàng thường xuyên |
Kết Luận
Không có câu trả lời đúng cho tất cả mọi người. Cửa hàng vừa mới lên công ty, doanh thu còn khiêm tốn, ít hoá đơn phát sinh thì tự làm một thời gian đầu để hiểu quy trình cũng là cách học nghề không tệ. Nhưng ngay khi cửa hàng bắt đầu bận rộn hơn — nhập hàng liên tục, có thêm nhân viên, bán cả offline lẫn online — thời gian chủ shop bỏ ra để tự mày mò sổ sách sẽ đắt hơn nhiều so với khoản phí thuê ngoài, chưa kể rủi ro bị phạt do kê khai sai.
Theo những gì chúng tôi quan sát được từ nhiều chủ cửa hàng nhỏ tại Hà Nội, thời điểm hợp lý để chuyển sang thuê ngoài thường là ngay khi công ty phát sinh từ hai loại thuế trở lên cần theo dõi song song, hoặc khi chủ shop nhận ra mình không còn đủ thời gian đọc kỹ từng thông báo từ cơ quan thuế. Nếu bạn đang ở ngưỡng đó, có thể xem thêm dịch vụ kế toán thuế tại hà nội để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô cửa hàng mình, thay vì tự loay hoay và mất thời gian vàng của giai đoạn mới mở công ty.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ mới lên công ty có bắt buộc phải thuê dịch vụ kế toán không?
Không bắt buộc. Quy định chỉ yêu cầu công ty phải có người phụ trách kế toán, có thể là chủ doanh nghiệp tự đảm nhiệm nếu đủ điều kiện, hoặc thuê dịch vụ ngoài, hoặc tuyển nhân sự riêng. Với cửa hàng quy mô nhỏ, ít phát sinh, thuê dịch vụ ngoài vẫn là lựa chọn phổ biến vì tiết kiệm hơn tuyển nhân sự cố định.
Thuê dịch vụ kế toán thuế cho cửa hàng nhỏ tốn khoảng bao nhiêu tiền mỗi tháng?
Mức phí phổ biến trên thị trường hiện nay thường ở mức vài triệu đồng mỗi tháng cho cửa hàng ít hoá đơn, có thể cao hơn nếu phát sinh nhiều giao dịch hoặc cần làm thêm báo cáo tài chính cuối năm. Con số cụ thể nên hỏi trực tiếp đơn vị cung cấp dịch vụ để có báo giá đúng theo quy mô cửa hàng bạn.
Tự làm kế toán một thời gian rồi mới thuê dịch vụ có được không?
Được, và trên thực tế nhiều chủ cửa hàng làm vậy. Giai đoạn đầu ít việc, tự làm để hiểu quy trình cơ bản, sau đó khi hoạt động ổn định hơn thì bàn giao lại sổ sách cho bên dịch vụ. Chỉ cần lưu ý kiểm tra kỹ lại các kỳ đã tự kê khai trước đó để tránh sai sót còn tồn đọng.
Nếu vẫn còn phân vân, cứ liệt kê ra khối lượng hoá đơn, nhân sự và mặt hàng cửa hàng bạn đang có, rồi thử hỏi tư vấn từ một đơn vị kế toán thuế uy tín để có con số cụ thể trước khi quyết định.