Chị Hoài mở shop mỹ phẩm nhỏ được hai năm, ban đầu chỉ bán vài chục đơn mỗi tháng nên tự lo hết từ đặt hàng, đóng gói tới ghi sổ thu chi bằng tay. Đến khi đơn tăng gấp năm lần, chị vẫn giữ thói quen cũ, kết quả là quên đối chiếu công nợ với một nhà cung cấp suốt ba tháng, tới lúc phát hiện đã thiếu hụt gần hai mươi triệu đồng không rõ nguyên nhân.
Dấu hiệu chủ shop nhỏ đang tự xoay xở quá sức
Câu chuyện của chị Hoài không hiếm, vì phần lớn người mới mở shop đều bắt đầu bằng cách ôm hết mọi việc: từ nhập hàng, bán hàng, trả lời khách, đến ghi chép sổ sách một mình để tiết kiệm chi phí thuê người.
Cách làm này ổn ở giai đoạn đầu, nhưng khi đơn hàng tăng, khối lượng công việc phình to mà quy trình vẫn giữ nguyên như lúc mới mở, sai sót bắt đầu xuất hiện: quên đơn, nhầm số lượng nhập, ghi nhầm cột thu chi. Đây chính là dấu hiệu đầu tiên cho thấy đã tới lúc cần thay đổi cách vận hành, chứ không phải cố gắng làm nhanh hơn với cách cũ.
Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không tăng vì thiếu định hướng bài bản
Một tình huống khác cũng khá phổ biến: doanh thu mỗi tháng đều tăng, nhưng cuối kỳ tính lại lợi nhuận thực tế lại giậm chân tại chỗ, thậm chí giảm. Nguyên nhân thường nằm ở việc nhập hàng dư thừa, chi phí vận chuyển tăng do đặt lẻ tẻ, hoặc giá bán chưa tính đúng đủ các khoản phí ẩn.
Nếu bạn thấy shop mình cũng đang rơi vào tình trạng bận rộn quanh năm nhưng tiền lãi cuối kỳ không tương xứng với công sức bỏ ra, đó là lúc nên nhìn lại toàn bộ quy trình thay vì chỉ cố bán thêm đơn để bù lỗ.
Từ nhập hàng lẻ tẻ đến quy trình nhập hàng chuyên nghiệp
Nhập hàng theo cảm tính, tức thấy mẫu nào đang bán chạy thì đặt thêm, mà không có kế hoạch dự trù theo mùa vụ hay tồn kho, là cách làm phổ biến của shop mới nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro khi quy mô lớn hơn.
Ngược lại, nhập hàng có kế hoạch nghĩa là dựa trên dữ liệu bán ra của các tháng trước, dự trù thêm khoảng mười tới hai mươi phần trăm cho biến động, đồng thời kiểm soát tồn kho định kỳ để tránh vừa đọng vốn ở hàng bán chậm, vừa thiếu hàng ở mẫu đang hút khách. Có thể tham khảo thêm top mười công ty nhập hàng Trung Quốc chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam mà chúng tôi từng tổng hợp – đây là bước đầu để chuyển từ nhập hàng lẻ tẻ sang làm việc với nguồn hàng ổn định, có kế hoạch rõ ràng hơn.
Tới một ngưỡng nhất định, chủ shop sẽ không còn đủ sức tự mày mò tìm nguồn hàng mới, đàm phán giá, kiểm tra chất lượng một mình, đặc biệt khi shop mở rộng sang nhiều dòng sản phẩm cùng lúc. Đây là lúc nên cân nhắc nhờ người có kinh nghiệm hỗ trợ, thay vì tiếp tục tự làm rồi chấp nhận rủi ro chọn nhầm nguồn hàng kém chất lượng.
Khi nào nên thuê tư vấn kinh doanh B2B chuyên nghiệp
Được tư vấn chiến lược mở rộng, đàm phán với đối tác thay vì tự mò mẫm
Khác với việc chỉ tìm nguồn hàng, tư vấn kinh doanh B2B còn giúp chủ shop có định hướng chiến lược mở rộng rõ ràng hơn: nên mở thêm dòng sản phẩm nào, mở rộng theo tốc độ ra sao để không hụt vốn giữa chừng, và cách đàm phán điều khoản hợp tác với nhà cung cấp lớn.
Chúng tôi từng thấy nhiều chủ shop tự đàm phán mà không nắm rõ các điều khoản thanh toán, công nợ, dẫn tới bị động khi nhà cung cấp thay đổi chính sách đột ngột. Người có kinh nghiệm tư vấn thường giúp lường trước những tình huống này ngay từ đầu.
Đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn kinh doanh B2B giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro
Ngoài chuyện chiến lược, việc quản lý sổ sách, công nợ chính xác cũng là phần chủ shop nhỏ hay bỏ ngỏ, giống như câu chuyện chị Hoài kể ở đầu bài. Có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán thuế tại Hà Nội, tự làm hay thuê mà chúng tôi từng phân tích, để cân nhắc kỹ hơn giữa việc tự ghi sổ và thuê dịch vụ chuyên nghiệp khi quy mô shop đã lớn hơn trước.
Với những chủ shop đang tính tới việc mở rộng quy mô kinh doanh bài bản hơn, kể cả việc thành lập công ty để giao dịch B2B thuận tiện, có thể tham khảo thêm thành lập công ty tại Hà Nội, có nên làm ngay khi bán B2B mà chúng tôi từng chia sẻ – đây cũng là câu hỏi nhiều chủ shop nhỏ từng băn khoăn khi bắt đầu làm việc với đối tác doanh nghiệp. Song song với việc chuẩn hoá vận hành, nhiều chủ shop cũng cần một web bán hàng chuyên nghiệp để mở thêm kênh bán ngoài các sàn thương mại điện tử, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào một nền tảng duy nhất.
Kết luận
Biết đúng thời điểm cần tư vấn kinh doanh, thay vì cố tự xoay xở tới khi kiệt sức hoặc mất tiền oan như câu chuyện chị Hoài, chính là điều giúp chủ shop nhỏ phát triển bền vững hơn. Không phải cứ chờ tới khi gặp sự cố mới bắt đầu tìm hỗ trợ.
Nếu bạn đang cảm thấy công việc quản lý shop ngày càng vượt quá khả năng một người, hãy thử liệt kê ra những phần đang chiếm nhiều thời gian nhất nhưng không phải thế mạnh của mình, đó thường chính là điểm nên nhờ tư vấn hoặc thuê ngoài trước tiên, thay vì cố ôm hết để rồi ảnh hưởng tới cả những phần việc bạn làm tốt.